In onze snel veranderende wereld is de veiligheid van bezoekers en personeel een prioriteit geworden voor allerlei soorten organisaties. Dit geldt zowel voor kleine tot grote bedrijven. Een belangrijk middel dat wordt gebruikt om deze veiligheid te waarborgen, is het bijhouden van bezoekersregistraties. Maar is bezoekersregistratie verplicht? Om maar gelijk in de deur in huis te vallen..
Bezoekersregistratie is niet verplicht, maar biedt wel uiterst handige oplossingen. Je hebt namelijk inzicht nodig in alle aanwezige werknemers en bezoekers. Volgens de Arbowet moet je namelijk als werkgever maatregelen nemen om goed te kunnen ontruimen bij een calamiteit. En vanwege de AVG wetgeving mag je geen papieren lijst of inschrijfboek meer hebben, dus dan kom je al gauw bij digitale bezoekersregistratie uit.
In de volgende secties zullen we dieper ingaan op de wettelijke aspecten van bezoekersregistratie, de voordelen ervan bespreken en praktische tips bieden voor een effectieve implementatie.
Waarom is het registreren van bezoekers belangrijk?
Het is cruciaal voor bedrijfseigenaren en beheerders om op de hoogte te zijn van regelgevingen om te voldoen aan de wettelijke vereisten en zo mogelijke boetes of juridische problemen te voorkomen. Bezoekersregistratie helpt je om aan alle wetten en regelgeving te voldoen.
Bovendien kan een effectief bezoekersregistratiesysteem niet alleen voldoen aan de wet, maar ook bijdragen aan een betere beveiliging, klantbeleving en operationele efficiëntie.
Voordelen van digitale bezoekersregistratiesystemen:
Het bijhouden van een gedetailleerd overzicht van wie jouw bedrijf of faciliteit betreedt, kan verschillende voordelen met zich meebrengen die verder gaan dan alleen wettelijke naleving. Hier zijn enkele belangrijke redenen waarom het registreren van bezoekers van essentieel belang is voor bedrijven:
Veiligheid en beveiliging
Door bezoekers te registreren, kun je de toegang tot je bedrijf of faciliteiten controleren en identificeren wie zich op welk moment binnen bevindt. Dit helpt bij het waarborgen van de veiligheid van zowel personeel als bezoekers, en maakt het mogelijk om snel te handelen in noodgevallen. Dit is bijvoorbeeld enorm handig voor BHV’ers.
Nauwkeurige naleving van richtlijnen en wetten
Een ander belangrijk aspect van een digitale bezoekersregistratie is dat het helpt te voldoen aan richtlijnen en wetten, zoals de Arbowet, ISO, AVG/GDPR en HACCP. Dit kan potentiële boetes en juridische problemen voorkomen die kunnen ontstaan bij het niet naleven van deze voorschriften.
Verbeterde klantbeleving
Een gestroomlijnd bezoekersregistratie proces kan bijdragen aan een positieve ervaring voor bezoekers, waardoor ze zich welkom en gewaardeerd voelen. Een eerste indruk maak je immers maar één keer, dus doet u dit het liefst professioneel. Een verbeterde klantbeleving kan leiden tot een betere reputatie van je organisatie en herhaalbezoeken stimuleren.
Efficiëntie en organisatie
Het bijhouden van bezoekersregistraties kan helpen bij het beheren van afspraken, het plannen van middelen en het optimaliseren van de operationele processen. Dit kan leiden tot een efficiënter gebruik van tijd en middelen binnen de organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kostenbesparing op personeelskosten en geen uitval meer door ziekte.
Hoelang bezoekersregistratie gegevens bewaren?
De AVG stelt geen concrete bewaartermijn vast voor persoonsgegevens, inclusief die van bezoekersregistratie. Specifieke wetten kunnen echter wel bewaartermijnen vaststellen. Het is daarom cruciaal dat u nagaat welke wet- en regelgeving voor u van toepassing zijn zodat u de juiste bewaartermijnen kan bepalen. Wanneer gegevens niet meer nodig zijn of de bewaartermijn is overschreden, moet dit vernietigd worden om privacy te waarborgen en aan wettelijke eisen te voldoen.
Bezoekersregistratie: tips voor implementatie
Kies een bezoekersregistratiesysteem dat past bij de behoeften en omvang van uw organisatie. Overweeg daarbij functies zoals gebruiksgemak, integratiemogelijkheden en naleving van privacywetten. Wij weten dat geen enkel bedrijf hetzelfde is en begrijpen dat daarom elk bedrijf andere behoeften en oplossingen nodig heeft.
Wil je direct aan de slag met een professioneel bezoekersregistratiesysteem? Ontdek dan de mogelijkheden van onze bezoekersregistratiesystemen, zoals een digitale receptie of aanmeldzuil. Met ons systeem kun je eenvoudig bezoekers registreren, veiligheid verbeteren en naleving van regelgeving waarborgen. Neem vandaag nog contact met ons, we kijken dan samen met u naar uw situatie en helpen u graag met een passende oplossing!
Bent u op zoek naar een digitale receptie? Dan bent u bij bij Display4All aan het juiste adres. Wij introduceren u Fleur, uw digitale receptie. Met Fleur heet u voortaan uw bezoekers op een professionele manier welkom, en registreert u hen zonder daar personeel voor in te zetten.
Wat is een digitale receptie nou precies? Een digitale receptie is de manier om het aanmelden en welkom heten van bezoekers eenvoudig te maken. Daarnaast is onze receptie ook een oplossing om 24/7 uw bezoekers te ontvangen, zonder dat een receptionist(e) nodig is. Dit is niet alleen handig voor bezoekersregistratie, maar biedt ook efficiëntie. De recepties van Display4All stroomlijnen u uw processen, besparen kosten en geven uw bezoekers een actieve rol.
Onze systemen voldoen qua bezoekersregistratie volledig aan de regels van de AVG-wetgeving en beschermt de privacy van uw bezoekers.
Voor meer informatie over onze digitale receptie, kijk op onze website of neem contact met ons op.
Wij zitten nu in ons nieuwe pand na een drukke verhuizing. En wat is het mooi geworden!
Sinds 18 september 2023 zijn wij te bereiken op de Heliotroopring 500 te Dordrecht.
Als team zijn we erg trots om deze mooie stap te hebben gemaakt en daarbij zijn we weer helemaal klaar voor de toekomst. Nieuwe en frisse werkplekken en meer magazijn om u als klant nog sneller te kunnen voorzien van de gewenste audiovisuele oplossingen.
Wanneer komt u een bak koffie drinken?
Bedankt voor het vertrouwen in de afgelopen jaren en op naar nog veel meer moois!
Ook in ons nieuwe pand hebben wij nog plek voor uitbreiding van ons enthousiaste en hardwerkende team. Benieuwd of wij iets voor jou kunnen betekenen?
Kijk dan op bij onze vacatures.
U weet als geen ander dat we in een digitaal tijdperk zijn beland. Een nieuw tijdperk van werkplektransformatie staat voor de deur. Deze transformatie bestaat uit dynamische kantoortechnologie waarbij we de flexibiliteit moeten vergroten en de samenwerking en connectiviteit sterk dienen te verbeteren. In een wereld van gedurfde veranderingen wordt de informatie snel doorgegeven.
Miljoenen vergaderingen zijn gepland en worden dagelijks gehouden, maar meer betekent niet altijd beter! Met het groeiend aantal vergaderingen is de kantoorruimte geworden tot de op één na grootste uitgave van een organisatie. Wanneer deze vergaderingen slecht zijn gepland en beheerd heeft dit een negatief effect op de tevredenheid van kantoormedewerkers en lijdt dit tot gebrek aan productiviteit.
Door het opnemen van JOAN in ons assortiment kunnen wij een oplossing bieden aan de storingen en teleurstellingen bij het boeken van een vergader of spreekruimte. Met JOAN introduceren wij een toonaangevend systeem voor uw vergaderruimte beheer en ontstaat er een moderne werkplek. De tijd die nodig is om een vergaderruimte te vinden wordt tot nul gereduceerd. Wat weer de productiviteit van vergaderingen verhoogt en dat bespaart tijd en geld. Alle informatie van de ruimte staat nu op het display bij de ruimte.
JOAN integreert in uw kantoor en elimineert wat uw medewerkers het meest stoort. U voorkomt hiermee dubbele boekingen, onderbrekingen van de vergadering en no-show vergaderingen.
Met JOAN neemt u de controle over de vergaderruimtes weer in eigen hand. JOAN detecteert en verwijdert onbeheerde vergaderingen uit het systeem en brengt dus uw vergaderingen naar een hoger niveau. Het verkeerd of dubbel boeken van de vergaderruimtes kost een gemiddeld MKB bedrijf al snel
€ 15.000,- per jaar. U krijgt op een zeer eenvoudige wijze een gebruiksanalyse van de vergaderruimte waardoor kosten kunnen worden gereduceerd.
Met JOAN maakt u een aangename kantoor omgeving voor uw medewerkers. Hier ontmoeten productieve mensen elkaar en zullen prettiger werken.
Display4all koppelt als systeemintegrator alles dat met audio en video te maken heeft aan elkaar. “Wij maken op basis van ‘digital signage’ (of ‘narrowcasting’) op een bepaalde locatie al dan niet interactieve informatie beschikbaar op beeldschermen bij onze klanten. Precies zoals zij het willen. Niet alleen bij de receptie, maar ook als complete vergaderfaciliteitoplossing of zelfs als extra televisiekanaal in ziekenhuizen of hotels”, zegt algemeen directeur Wouter Gorter.
Wouter Gorter legt uit dat Display4all al ruim twintig jaar specialist is op het gebied van audiovisuele oplossingen, onder andere voor klanten in de zorg, het MKB, de detailhandel, de sport- en de onderwijssector. “Zij willen geautomatiseerde systemen in hun vergader- en presentatieruimtes. Op een knopje drukken moet voldoende zijn om een scherm automatisch naar beneden te laten komen en een projectie te starten met perfect beeld en geluid. De systeemintegratoren zorgen ervoor dat alles feilloos werkt. Andere klanten willen hun bezoekers welkom heten via een scherm, niet alleen met relevante informatie, maar ook, zoals bij Rhoon GolfCenter, door de juiste sfeer over te brengen. Zo’n scherm biedt bovendien de mogelijkheid te communiceren met leden, bezoekers en spelers, die op den duur via het aanraakscherm bijvoorbeeld hun handicap kunnen registreren of een speeltijd reserveren. Dat moet uiteindelijk heel wat A4’tjes vervangen.” Hij benadrukt dat de informatiesystemen geen standaardproducten zijn, maar volledig afgestemd op de wensen van de klant. “Die hoeft bij wijze van spreken alleen te zeggen waar de schermen moeten komen. Wij gaan altijd ter plaatse kijken wat de beste oplossing is, zodat we de klant totaal kunnen ontzorgen. Ook de lay-out van de schermpresentatie ontwerpen wij altijd in overleg met de opdrachtgever, die door zijn eigen backoffi ce foto’s en tekst kan laten toevoegen. Daarnaast kan Display4all geautomatiseerde diensten aanbieden, zoals een weerdienst, pollennieuws (de hooikoortsradar), lokaal en landelijk nieuws, oude Polygoon Journaal-filmpjes en een breintrainer. De gebruikers bepalen natuurlijk zelf welke diensten zij aan- en uitzetten. Zoals gezegd kunnen we het scherm ook interactief maken. Wanneer iemand het aanraakt verandert het bijvoorbeeld in een digitale receptie. De bezoeker kan zich aanmelden en de naam aanklikken van degene met wie hij een afspraak heeft. Die krijgt dan automatisch een notifi catie dat er bezoek is en de uitnodiging de bezoeker op te halen. Steeds meer bedrijven, maar zeker ook zorginstellingen kiezen voor een digitale receptie en vinden iemand achter de balie niet mee van deze tijd”, aldus Wouter. “Gastvrouwen vangen tegenwoordig vaak in een fraaie restaurantomgeving van verzorgingstehuizen mensenop en beantwoorden vragen. ’s Avonds kunnen bezoekers gebruikmaken van het scherm om bijvoorbeeld te vragen waar ze moeten zijn.”
Unieke afspraak me ZIGGO
Display4all heeft als digtal signage’-bedrijf toestemming in bijvoorbeeld ziekenhuizen of hotels een intern televisiekanaal toe te voegen aan het netwerk van Ziggo. Daar houdt het unieke van dit bedrijf niet op. “Om impulsieve aankopen te stimuleren hebben we een intelligent systeem ontwikkeld dat, dankzij een
koppeling met datasystemen, op schermen bij de kassa producten laat zien die mensen tegen een lage prijs kunt meepakken. Als Bert de Bode zonnepanelen op het dak zet, kunnen wij op het welkomstscherm laten zien wat de actuele energieopbrengst is. De eigenaar van een transportbedrijf krijgt alle actuele cijfers over het brandstofgebruik van zijn trucks binnen via de boordcomputers. Sinds de chauffeurs die data op hun schermen kunnen zien en duidelijk is wie het zuinigst rijden is een soort competitie ontstaan, waaraan de baas een prijs hangt. Dat heeft al heel wat besparing opgeleverd.”
De techniek
Sinds de jaren negentig is veel veranderd. De ontwikkeling van op zichzelf staande computers, via netwerkcomputers naar de cloud gaat in steeds sneller tempo door. Sinds 2010 werkt Display4all uitsluitend met cloudoplossingen (SaaS), zodat informatie altijd en overal snel beschikbaar is. “Wij ontwikkelen alle software die wij leveren zelf, niet vanuit de gedachte van de ontwikkelaar, maar van de gebruiker, die al jarenlang meehelpt aan de fijnafstemming van onze systemen. De techniek die van beeldschermen informatieoverdragers maakt heet ‘digital signage’ of (alleen in Nederland) ‘narrowcasting’. Dat zijn geen uitzendingen voor een breed publiek (‘broadcasting’), maar voor een bedrijf of instelling.” Wouter laat een zwart ‘narrowcasting’- kastje zien, een speler, waarmee het signaal wordt aangestuurd. Naar één scherm of misschien wel zeshonderd in een ziekenhuis. Dat hoeven geen rechthoekige schermen binnen of buiten te zijn, maar dat kunnen ook verticale schermen in zuilen zijn. Dat kastje is over niet al te lange tijd alweer geschiedenis. Volgens Wouter Gorter draaien er al oplossingen voor klanten waarbij de hardware niet meer in de aparte speler zit, maar is opgeslagen in een in het scherm geïntegreerde chip (SoC). Dat is de toekomst, die bij Display4all al is begonnen. “Binnen vijf jaar is deze techniek ook doorgedrongen tot de gewone televisiestations, die een voor een zullen stoppen met programmeren. Ze zorgen er gewoon voor dat programma’s vanaf een bepaald moment beschikbaar komen en te bekijken zijn op elk gewenst tijdstip. Rechtstreekse sportwedstrijden kun je dan tegen betaling volgen.”
Zoals u heeft kunnen lezen in een bericht van de Telegraaf op 7 maart 2018 gaat Vodafone Ziggo vanaf volgende maand geleidelijk in Nederland stoppen met het aanbieden van analoge televisie. De kabelaanbieder wil binnen twee jaar overal in Nederland alleen nog maar digitale televisie aanbieden. Verreweg de meeste mensen kijken al TV via een digitaal signaal. Capelle aan den IJssel en omstreken zijn als eerste aan de beurt voor een definitief afscheid van het oude televisiesignaal. Daarna volgen andere regio’s. Ook oude televisies kunnen digitale televisie aan. Daarvoor krijgen ze een kabelkastje, de zogeheten decoder.
Digitale televisie bestaat al jaren in Nederland. De beeldkwaliteit is over het algemeen aanmerkelijk hoger en digitale TV biedt mogelijkheden voor onder meer interactieve televisie en internetdiensten. Ziggo zegt dat klanten er ook zenders bij krijgen.
Het in de lucht houden van analoge TV naast het digitale signaal brengt extra kosten met zich mee. Daarnaast kan Ziggo door het schrappen van analoge TV de vrijkomende bandbreedte op de kabel gebruiken voor andere diensten en snellere verbindingen. Zo biedt het ruimte voor het aanbieden van zenders en interne zenders, zoals ZorgTV, in HD-beeldkwaliteit.
Display4ll BV is al 20 jaar gespecialiseerd in het koppelen van het digitale informatiesysteem ZorgTV. Daardoor is de informatie via ZorgTV ook te bekijken op de kamer van de bewoner of appartement.
Wat is ZorgTV?
ZorgTV, voorheen ook wel kabelkrant genoemd, kan heel breed ingezet worden en is voor elke zorginstelling een professionele en moderne manier om naar personeel, klanten, bezoekers of bewoners te communiceren door middel van displays. Het is meer dan alleen het vertonen van “leuke” beelden. De doelstelling is digitaal communiceren en informeren.
Met ingang van 1 september 2017 gaat Display4all het huidige informatiepakket i-TVLive! aanbieden onder de naam ZorgTV. Naast de gebruikelijke locatie gebonden informatie op basis van sjablonen, koppeling op basis van RSS feed en er zal er ook een onderdeel infotainment worden toegevoegd. De eerste onderdelen welke worden gelanceerd zijn een geheugentrainer en filmpjes uit de Oude Doos.
