Vergaderruimte inrichten
met AV oplossingen

Vergaderruimte inrichten met professionele AV oplossingen? Of het nu gaat om formeel of informeel overleg, tegenwoordig worden vergaderruimtes vrijwel altijd ingericht met audiovisuele oplossingen.

Bij Display4All begrijpen we hoe belangrijk het is om een ruimte te creëren waar deelnemers zich comfortabel voelen en efficiënt kunnen communiceren.

Of de ruimte nou voor formeel of juist informeel overleg bedoeld is, een mooie afgesloten ruimte met de beste audiovisuele apparatuur kunt u overlaten aan ons. Indien u van plan bent om uw vergaderruimtes opnieuw in te richten met deze oplossingen, dan bent u bij ons aan het juiste adres!

Naast het leveren van deze oplossingen geven wij u advies over de beste opties die mogelijk zijn bij het inrichten van uw board room, presentatie- of vergaderruimte en bieden altijd een oplossing op maat. Bent u klaar om uw vergaderruimte inrichting naar het volgende niveau te tillen?

Optimaal een vergaderruimte inrichten

Een vergaderruimte inrichten is essentieel als u een moderne en professionele ruimte wilt creëren. Bij Display4All hebben wij ruime ervaring in het inrichten van vergaderruimtes en adviseren wij u graag over de beste oplossingen.

Een goed videoscherm kan bijvoorbeeld de presentaties tijdens vergaderingen nog duidelijker maken. Dit scherm kan tevens worden gebruikt voor videoconferencing. Wij bieden diverse oplossingen op dit gebied, aangepast op uw wensen en behoeften. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken

Meer weten over effectief inrichten van een vergaderruimte?

Als u meer wilt weten over het inrichten van een vergaderruimte, kunt u altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.

We leggen u dan uit wat er mogelijk is met videoconferencing, narrowcasting en de andere audiovisuele oplossingen die wij klaar hebben staan voor u. We zorgen er dan graag voor dat uw vergaderruimte inrichting weer helemaal bij de tijd is en dat u van alle moderne mogelijkheden gebruik kunt gaan maken.

Display4all neemt u de gehele zorg uit handen. Wij werken met een projectleider die u tijdens het gehele project begeleidt.

Waar moet een goede vergaderruimte aan voldoen?

Waar moet een goed ingerichte vergaderruimte nu eigenlijk aan voldoen? Dit is een veelgestelde vraag die vooral de laatste jaren, gezien de ontwikkeling, wordt gesteld.

We kunnen ons nu eigenlijk al niet meer voorstellen dat alleen de directie in een board room maar de middelen hadden om videoconference middelen te gebruiken. Inmiddels worden de meesten vergader of bespreek ruimtes voorzien van videoconference middelen, die gebruik maken van de platforms van Microsoft Teams, Zoom of Google Hangout aangevuld met draadloos presentatie mogelijkheden van Benq, Barco Clickshare of Airserver.

Al deze middelen versterken het samenwerken binnen de eigen organisatie, zowel voor de thuiswerkers als voor de medewerkers die op locatie zijn. Maar ook voor de meetings die worden georganiseerd met de externe bedrijven is deze manier van samenwerken een uitkomst.

Wat wordt door medewerkers dan als een fijne werkplek ervaren?

Bij het adviseren en inrichten van een vergaderruimte hanteren wij een aantal uitgangspunten:

• De vergaderruimte moet mooi en aantrekkelijk zijn ingericht.

Iedereen weet dat het werken in een prettig ingerichte ruimte, zowel voor het design maar ook voor de apparatuur, de werknemers inspiratie en creativiteit geeft. Op deze manier kunnen ook gevoelige onderwerpen makkelijker besproken worden.

De motivatie zal worden gestimuleerd en een hoger werkresultaat worden bereikt. Natuurlijk speelt daarbij het klimaat van de ruimte en de juiste verlichting een grote rol.

• De vergaderruimte moet voorzien zijn van al de benodigde Audiovisuele middelen

Het hebben van een vergaderruimte moet niet de prioriteit hebben maar het gebruik daarvan is een belangrijke factor. Om de bezetting van de meeting ruimte / vergaderruimte te vergroten dient de AV-apparatuur de gebruikers te ondersteunen en niet te belemmeren. Vaak wordt er dan voorzien in een groot display en videoconferentie apparatuur maar we mogen dan ook de ruimtereservering niet uit het oog verliezen. Ruimtereservering, bij ons ook wel bekend als room booking, room management of werkplek reservering, is voor elk kantoor onmisbaar.

Er is niets vervelender dat een ruimte reeds bezet is als er behoefte is om gebruik te maken van een Meeting room. Wij adviseren dan ook om gebruik het maken van een Room Reserveringssysteem.

Hiermee kan op zeer eenvoudige wijze de betreffende ruimte worden ingepland en zal aan de buitenzijde van de ruimte, middels een klein Display de beschikbaarheid van de ruimte te zien zijn. Het boeken van de ruimte of eventuele werkplek kan online of middels een app.

• Vergaderruimte is makkelijk en vriendelijk in gebruik

Het gebruik van de apparatuur in een vergaderruimte of meeting room moet niet voor stress zorgen bij de medewerkers. Het doel van de vergadering moet duidelijk zijn en de vergadering moet efficiënt zijn.

De apparatuur die gebruikt wordt moet een meeting ondersteunen en niet tegenwerken. Het moet op een eenvoudige manier mogelijk zijn een videoconferentie op te zetten, middels een het uitnodigen van de ruimte via Microsoft Teams room, Zoom of andere platforms.

Ook dient er gebruik gemaakt te kunnen worden van bijvoorbeeld een meegenomen device waarop dan één van de platform is geïnstalleerd. Het tonen van de presentatie of het delen daarvan op het Display in de vergaderruimte gebeurd dan veelal draadloos.

• De ruimte moet niet alleen design en kwaliteit uitstralen maar de apparatuur moet ook storingsvrij werken

Het klinkt voor velen zo logisch dat bij het gebruik van een vergaderruimte alle Audiovisuele apparatuur storingsvrij zou moeten werken, en daar moeten we overigens ook wel vanuit gaan. Toch blijkt uit ervaring en meningen van medewerkers dat dit niet altijd het geval is.

Problemen met een bezette ruimte, verkeerde aansluitingen op de mobiele device, ontbrekende bekabeling maar ook het opstarten van een Display of videoconferentie zijn geen incidenten. De audiovisuele apparatuur moet dan ook zo zijn ingericht dat het functioneel is en niet over de TOP. Een veel gehoorde opmerking van gebruikers is; liever een eenvoudigere inrichting die perfect werkt dan een zeer luxe installatie die te wensen overlaat!

Bekijk meer producten