Werkplek reservering is de oplossing voor organisaties die hybride werken efficiënt willen organiseren. Met een slim werkplekreservering systeem reserveren medewerkers in enkele klikken een beschikbare flexplek via app, browser, Outlook of Microsoft Teams.
Zo benut u uw kantoorruimte maximaal en voorkomt u lege bureaus, dubbele boekingen en onnodige frustratie. Bespaar tot 30% kantoorkosten en verhoog de medewerkerstevredenheid.
Werkplek reservering, ook wel desk booking of hot desking systeem genoemd, is een digitale oplossing waarmee medewerkers vooraf een vrij bureau of flexplek kunnen boeken. In een hybride werkomgeving zijn niet alle werkplekken tegelijk bezet. Een werkplekreservering systeem zorgt ervoor dat de beschikbare ruimte eerlijk, transparant en efficiënt wordt verdeeld.
Met een interactieve plattegrond van het kantoor zien medewerkers in een oogopslag welke bureaus beschikbaar zijn, wie er al zitten en hoe ze een collega kunnen vinden. De reservering staat direct in hun persoonlijke agenda, zonder extra handelingen of losse apps.
Display4All levert een compleet werkplek reservering systeem: van de software en plattegrond integratie tot mobiele app, sensortechnologie en hardware op de werkplek. Een leverancier, volledig ontzorgd.
Het werkplekreservering systeem werkt via een eenvoudig digitaal systeem met drie onderdelen:
1. Beheerportal
Beheerders stellen werkplekken in, beheren gebruikers en volgen bezettingsdata. Zo krijgt u inzicht in no-shows, populaire plekken en piekuren.
2. Reserveren via app of web
Medewerkers kiezen zelf een beschikbare werkplek via een app of online omgeving. Ze zien real-time beschikbaarheid, plattegronden en ontvangen automatische herinneringen.
3. Integraties met agenda’s en systemen
Reserveringen worden automatisch gesynchroniseerd met Microsoft 365, Google Workspace of FMIS-systemen. Daardoor staat elke boeking direct in de agenda van de medewerker.
Een goed ingericht systeem voor werkplek reservering biedt veel voordelen:
Ruimte- en kostenbesparing: Minder leegstaande werkplekken betekent efficiënter gebruik van kantoorruimte.
Real-time inzicht: Medewerkers zien direct welke plekken beschikbaar zijn.
Hybride werken faciliteren: Ondersteun flexibel thuis- en kantoorgebruik.
Gebruiksvriendelijke ervaring: Eenvoudig reserveren via app, portal of agenda-integratie.
Bezettingsanalyse & rapportage: Inzicht in gebruik, bezettingsgraad en no-shows.
Het pakket werkplekreservering biedt verschillende oplossingen die werknemers kunnen gebruiken bij het reserveren van een werkplek;
Het Online Portal is het hart van de software en zit standaard bij de werkplek reservering licentie. Alle (klantspecifieke) instellingen worden hier vastgelegd.
Daarnaast kunt u waardevolle informatie over het gebruik van de werkplekken. Voorbeelden hiervan zijn: analyse functionaliteiten, reservering tijdlijnen en no show overzichten binnen de portal vinden over het gebruik van de werkplekken.
Voor het reserveren via een goede assistent dient de innovatieve App. Onze app is simpel en snel. U kunt altijd en overal vandaan een werkplek reserveren.
Vijf minuten voordat de reservering afloopt, ontvangt degene die heeft gereserveerd een notificatie. Dit geeft direct de mogelijkheid om te verlengen, als de planning dat toelaat.
De werkplekreservering is te koppelen met Exchange, Microsoft 365 (Office), Google G Suite. Maar ook met diverse FMIS-systemen zoals Planon, Facilitor, Axxerion, Topdesk en IDPMS-Hotel Concepts. De integratie met Outlook en G Suite gaat zelfs tot in de persoonlijke agenda.
Om het werkplek reserveringssysteem nog intelligenter te maken kunnen we ook Detection aanbieden. Een slimme sensor signaleert of de organisator ook werkelijk op komt dagen. Detection stuurt een herinnering indien dit niet het geval is.
De sensor kan de reservering eventueel annuleren en het bureau weer vrijgeven. Het is zelfs mogelijk om met automatische bezettingsdetectie te werken. Zelfs reserveren wordt dan overbodig.
Door middel van een plattegrond kunnen werknemers eenvoudig zien waar en hoeveel werkplekken er beschikbaar zijn. Zo kunnen zij bijvoorbeeld een werkplek reserveren in de buurt van een collega die aan hetzelfde project werkt.
De plattegrond geeft de mogelijkheid om direct te reserveren. Ook inzicht om erachter te komen aan welk bureau de collega's zitten die je zoekt. Het is zelfs mogelijk om een werkplek te reserveren vanaf bijvoorbeeld een smartphone. Dit betekent dat medewerkers altijd een eigen werkplek kunnen zoeken.
Onze ruimtereservering systemen zijn flexibel inzetbaar. Denk hierbij aan een vergaderruimte reserveringssysteem en een parkeerplaats reserveringssysteem. Naast het reserveren van deze bekende ruimtes kunt u het ook gebruiken voor:
Zo groeit uw werkplekreservering oplossing mee met de behoeften van uw organisatie, met altijd een aanspreekpunt bij Display4All.
Onze audiovisuele oplossingen zorgen voor een perfecte harmonie tussen beeld en geluid.
Lees meer
Wij bieden de mogelijkheid om al uw (vergader)ruimtes online of via applicaties te kunnen beheren, reserveren of annuleren.
Lees meer
Wij bieden de mogelijkheid om al uw (vergader)ruimtes online of via applicaties te kunnen beheren, reserveren of annuleren.
Lees meer
Dankzij onze uitgebreide werkplek reservering oplossingen kunt u flexibel en hybride werken.
Lees meer
