Vergaderruimte inrichten met professionele AV oplossingen? Of het nu gaat om formeel of informeel overleg, tegenwoordig worden vergaderruimtes vrijwel altijd ingericht met audiovisuele oplossingen.
Bij Display4All begrijpen we hoe belangrijk het is om een ruimte te creëren waar deelnemers zich comfortabel voelen en efficiënt kunnen communiceren.
Of de ruimte nou voor formeel of juist informeel overleg bedoeld is, een mooie afgesloten ruimte met de beste audiovisuele apparatuur kunt u overlaten aan ons. Indien u van plan bent om uw vergaderruimtes opnieuw in te richten met deze oplossingen, dan bent u bij ons aan het juiste adres!
Naast het leveren van deze oplossingen geven wij u advies over de beste opties die mogelijk zijn bij het inrichten van uw board room, presentatie- of vergaderruimte en bieden altijd een oplossing op maat. Bent u klaar om uw vergaderruimte inrichting naar het volgende niveau te tillen?
Een ingerichte vergaderruimte is essentieel voor elke organisatie die waarde hecht aan efficiënte communicatie. Werken in een prettige, goed uitgeruste ruimte geeft alle deelnemers energie en focus, ook tijdens een lange vergadering. Slecht functionerende apparatuur, ontbrekende aansluitingen of een scherm dat te klein is voor de grootte van de ruimte zorgen daarentegen voor frustratie en tijdverlies.
Uit de praktijk blijkt keer op keer: liever een eenvoudigere inrichting die perfect werkt dan een luxe installatie die te wensen overlaat. Display4All hanteert dit als uitgangspunt bij elk project, de techniek ondersteunt de vergadering, en staat nooit in de weg.
Waar moet een goed ingerichte vergaderruimte nu eigenlijk aan voldoen? Dit is een veelgestelde vraag die vooral de laatste jaren, gezien de ontwikkeling, wordt gesteld.
Bij een vergaderruimte is het essentieel om niet alleen het doel van de vergadering in overweging te nemen, maar ook de beschikbare ruimte. Volgens de richtlijnen is een minimum van 2 m² per persoon vereist om een comfortabele en effectieve vergaderomgeving te garanderen. Zorg er daarom voor dat je van tevoren weet met hoeveel personen de ruimte tegelijkertijd gebruikt zal worden. Echter zijn er nog meer zaken waar een vergaderruimte aan moet voldoen, deze zullen we hieronder verder uitlichten.
We kunnen ons nu eigenlijk al niet meer voorstellen dat alleen de directie in een board room maar de middelen hadden om videoconference middelen te gebruiken. Inmiddels worden de meesten vergader of bespreek ruimtes voorzien van videoconference middelen, die gebruik maken van de platforms van Microsoft Teams, Zoom of Google Hangout aangevuld met draadloos presentatie mogelijkheden van Benq, Barco Clickshare of WePresent.
Iedereen weet dat het werken in een prettig ingerichte ruimte, zowel voor het design maar ook voor de apparatuur, de werknemers inspiratie en creativiteit geeft. Op deze manier kunnen ook gevoelige onderwerpen makkelijker besproken worden.
De motivatie zal worden gestimuleerd en een hoger werkresultaat worden bereikt. Natuurlijk speelt daarbij het klimaat van de ruimte en de juiste verlichting een grote rol.
Het hebben van een vergaderruimte moet niet de prioriteit hebben maar het gebruik daarvan is een belangrijke factor. Om de bezetting van de meeting ruimte / vergaderruimte te vergroten dient de AV-apparatuur de gebruikers te ondersteunen en niet te belemmeren. Vaak wordt er dan voorzien in een groot display en videoconferencing apparatuur maar we mogen dan ook de ruimtereservering niet uit het oog verliezen. Ruimtereservering, bij ons ook wel bekend als room management of werkplek reservering, is voor elk kantoor onmisbaar.
Er is niets vervelender dat een ruimte reeds bezet is als er behoefte is om gebruik te maken van een Meeting room. Wij adviseren dan ook om gebruik het maken van een Room Reserveringssysteem.
Hiermee kan op zeer eenvoudige wijze de betreffende ruimte worden ingepland en zal aan de buitenzijde van de ruimte, middels een klein Display de beschikbaarheid van de ruimte te zien zijn. Het boeken van de ruimte of eventuele werkplek kan online of middels een app.
Het gebruik van de apparatuur in een vergaderruimte of meeting room moet niet voor stress zorgen bij de medewerkers. Het doel van de vergadering moet duidelijk zijn en de vergadering moet efficiënt zijn.
De apparatuur die gebruikt wordt moet een meeting ondersteunen en niet tegenwerken. Het moet op een eenvoudige manier mogelijk zijn een videoconferentie op te zetten, middels een het uitnodigen van de ruimte via Microsoft Teams room, Zoom of andere platforms.
Ook dient er gebruik gemaakt te kunnen worden van bijvoorbeeld een meegenomen device waarop dan één van de platform is geïnstalleerd. Het tonen van de presentatie of het delen daarvan op het Display in de vergaderruimte gebeurd dan veelal draadloos.
Het klinkt voor velen zo logisch dat bij het gebruik van een vergaderruimte alle audiovisuele apparatuur storingsvrij zou moeten werken, en daar moeten we overigens ook wel vanuit gaan. Toch blijkt uit ervaring en meningen van medewerkers dat dit niet altijd het geval is.
Problemen met een bezette ruimte, verkeerde aansluitingen op de mobiele device, ontbrekende bekabeling maar ook het opstarten van een Display of videoconferentie zijn geen incidenten. De audiovisuele apparatuur moet dan ook zo zijn ingericht dat het functioneel is en niet over de TOP. Een veel gehoorde opmerking van gebruikers is; liever een eenvoudigere inrichting die perfect werkt dan een zeer luxe installatie die te wensen overlaat!
De kosten hangen af van de grootte van de ruimte, het type apparatuur en de gewenste functionaliteiten. Een eenvoudige huddle room begint bij een paar duizend euro; een volledig uitgeruste boardroom kan oplopen tot een veelvoud daarvan. Display4All maakt altijd een offerte op maat.
Als richtlijn geldt minimaal 2 m² per persoon voor een comfortabele vergaderomgeving. Voor een ruimte met 8 deelnemers heeft u dus minimaal 16 m² nodig, exclusief de ruimte voor meubilair en apparatuur. De grootte van de ruimte bepaalt ook de benodigde schermdiagonaal en het type microfoon.
Een vuistregel: de kijkafstand van de verste deelnemer tot het scherm is idealiter maximaal 1,5 tot 2 keer de diagonale schermgrootte. In een ruimte van 6 meter diep volstaat een scherm van 75 tot 86 inch. Display4All adviseert altijd op basis van de concrete afmetingen van jouw ruimte.
Ja. Display4All levert gecertificeerde Microsoft Teams Rooms-oplossingen en Zoom Rooms-hardware. Alle systemen worden volledig geïntegreerd met de bestaande IT-omgeving en platformen van uw organisatie.
Door te kiezen voor professionele, op elkaar afgestemde apparatuur van bewezen merken en een installateur die het volledige systeem integreert en test. Display4All levert geen losse producten maar complete, werkende oplossingen — inclusief aftelling, training en optioneel onderhoudscontract.
Ja, Display4All heeft ervaring met het gelijktijdig inrichten van meerdere vergaderruimtes binnen één organisatie. Elk project wordt begeleid door een vaste projectleider die het volledige traject coördineert.
Na opdrachtbevestiging en levering van de apparatuur plant Display4All de installatie in. Voor een standaard vergaderruimte rekent u op één werkdag voor montage, bekabeling en aftelling. Grotere projecten vragen meer voorbereiding.
Ja. Display4All biedt SLA-onderhoudscontracten aan voor preventief onderhoud en een storingsdienst. Zo bent u verzekerd van een vergaderruimte die altijd werkt — ook jaren na de installatie.
Display4All heeft een voor ieder vraagstuk de juiste oplossing als het aankomt op vergaderruimtes inrichten.
Wij staat al meer dan 20 jaar garant voor uitstekende vergaderruimte oplossingen en talloze succesvolle projecten. Dit doen wij in een brede doelgroep binnen ondernemingen, overheid, hogescholen en universiteiten, ziekenhuizen en financiële instellingen.
Display4all neemt u de gehele zorg uit handen. Wij werken met een projectleider die u tijdens het gehele project begeleidt.
Onze audiovisuele oplossingen zorgen voor een perfecte harmonie tussen beeld en geluid.
Lees meer
Verbind elke laptop, tablet of smartphone met ieder display of beamer in uw presentatie- of vergaderruimte.
Lees meer
Wij bieden de mogelijkheid om al uw (vergader)ruimtes online of via applicaties te kunnen beheren, reserveren of annuleren.
Lees meer
Videoconferentie maakt directe communicatie mogelijk van achter uw bureau, op uw thuiswerkplek of eventueel onderweg.
Lees meer
